Meer rust en structuur

Meer rust begint met eerlijk kijken waar jouw tijd en energie weglekken. Breng je tijdverspillers in kaart en analyseer daarna je hele bedrijf: welke diensten passen nog, welke klanten wil je houden, wat kan je team overnemen en waar zit jij overal tussen?

Bij een klant hebben we precies dat gedaan. Een paar tijdrovende diensten gingen eruit, net als de energievretende of verliesgevende klanten. We maakten een heldere strategie met duidelijke prioriteiten en betere afspraken binnen het team. Daarna kwam het lastigste deel: loslaten, zodat anderen hun verantwoordelijkheid ook echt konden pakken. Haar agenda werd leger, ze genoot weer van haar bedrijf en was drie keer per week thuis als haar kinderen uit school kwamen.

Of lees dit blog: Hoe je kunt afrekenen met altijd maar druk zijn →

Grip krijg je door belangrijke informatie uit je hoofd en losse systemen te halen. Maak één overzicht met je omzet, winst, verkoopkansen, planning, capaciteit en de grootste knelpunten. Bespreek dit iedere week met de mensen die verantwoordelijk zijn en leg vast wie wat doet, wanneer het klaar is en wie beslist. Bij een bedrijf dat in drie jaar verdubbelde in omzet en mensen, was de grip volledig zoek. Taken waren onduidelijk, documenten onvindbaar en managers vooral druk met projecten. Ik adviseerde ze zelfs tijdelijk te stoppen met groeien. Ze namen een operationeel manager aan, verdeelden verantwoordelijkheden opnieuw en maakten een vaste overlegstructuur. Eerst de interne organisatie op orde. Daarna kon de groei weer verder.

Zet eerst je ideeën op papier en kies één doel voor de komende twaalf maanden. Beoordeel daarna ieder idee: Wat kan het opleveren? Hoeveel tijd en geld kost het? Versterkt het wat er al staat? En heb jij er echt zin in? Kies het idee dat het beste bij jouw doel past en waar je de komende dertig dagen mee aan de slag kunt. De rest laat je met rust.

Bij een klant met meerdere bedrijven en een hoofd vol plannen hebben we zijn ideeën zo beoordeeld. Hij koos één idee, maakte daarvoor een plan en zette de rest voorlopig opzij. Goede ideeën genoeg. De kunst is kiezen welk idee nú aan de beurt is.

Of lees dit blog: Hoe je kunt afrekenen met altijd maar druk zijn →

Slimmer werken vraagt dat je onderzoekt wat er anders kan. Welke processen zijn omslachtig? Welke taken worden dubbel gedaan? Waar wachten mensen op jouw akkoord? Welke informatie wordt steeds opnieuw gevraagd? En hoeveel tijd verdwijnt in overleg, e-mail en WhatsApp? Kies daarna één knelpunt en maak daar een slimmere werkwijze voor.

Een ondernemer met een internationaal e-commercebedrijf verloor veel tijd aan randzaken, terwijl haar omzet en winst onder druk stonden. Daardoor kwam ontwerpen, de kern van haar bedrijf, steeds meer in de knel. We hebben haar bedrijf versimpeld, het financiële overzicht verbeterd en de marketing anders ingericht. Het team werkte efficiënter, zij kon meer loslaten en kreeg weer tijd om te ontwerpen. Slimmer werken zit vaak in minder gedoe.

Onderzoek eerst waardoor de operatie zoveel tijd vraagt. Heb je te veel diensten en losse werkwijzen? Moet jij overal iets van vinden? Welke taken kun je schrappen, slimmer organiseren of overdragen? Blokkeer iedere week minimaal twee uur om áán je bedrijf te werken en kom deze na. Kies per kwartaal één hoofdprioriteit en zet de kleinere acties direct in je agenda. Anders wint de waan van de dag het altijd. Bij een ondernemer was het dienstenaanbod in de loop van de jaren uitgebreid. Dat gaf intern veel werk en gedoe. Door diensten te schrappen en één uitgebreider programma te maken, had haar team minder verschillende werkwijzen en was zij minder tijd kwijt aan de dagelijkse uitvoering.

Kijk waar telkens gedoe ontstaat. Welke werkzaamheden komen vaak terug? Leg die zoveel mogelijk vast in processen en systemen, zodat ze voortaan automatisch of steeds op dezelfde manier gebeuren. Spreek ook duidelijk af wie wat doet, wanneer iets klaar moet zijn en waar je informatie bewaart. Je hoeft echt geen handboek van veertig pagina’s te maken. Een simpele checklist kan al genoeg zijn.

Een ondernemer met een gezondheidscentrum behandelde cliënten en deed ook zelf de planning, administratie, declaraties en kleine klusjes. Ze droeg taken over aan de baliemedewerker. We maakten duidelijke instructies en ze koppelde het afsprakensysteem aan de boekhouding. Afspraken en facturatie verliepen grotendeels automatisch. Het scheelde haar zes uur per week die ze kon besteden aan de groei van het centrum.